Серии товаров

Серия – это дополнительная складская аналитика учета номенклатуры, использование которой определяется политикой учета. Механизм учета серий является универсальным и, в зависимости от настроек, может использоваться для решения различных прикладных задач, в частности:

● учет рекламаций по серийным номерам товаров;

● учет товаров по срокам годности;

● учет остатков товаров в рулонах, бухтах, отрезках и т.д.;

● учет себестоимости товаров с разными сериями.

Серии могут указываться при поступлении и отгрузке товара. Товары с сериями могут участвовать во внутреннем товарообороте организации.

Работа с сериями номенклатуры предполагает три этапа:

■ настройка ведения учета серий. Этап выполняет сотрудник, ответственный за ведение номенклатуры;

■ работа с сериями в документах. Выполняется сотрудниками, работающими с документами товародвижения;

■ анализ данных по сериям в различных отчетах.

Использование серий определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Разрезы учета – Серии товаров.

Серии для алкогольной продукции и продукции, подконтрольной ветеринарному надзору, имеют особенности, которые описаны в разделах Организация продаж алкогольной продукции и Интеграция с системой ветеринарного контроля

Учет серий основан на том, что на упаковке товара есть номер и/или дата срока годности, по которым можно отличить одну серию от другой. Эту информацию необходимо вводить в прикладное решение. Если на упаковке нет идентификационного номера, то можно сгенерировать номер серии в момент регистрации поступления (кнопка Сгенерировать номер в форме регистрации серий товаров) и распечатать этикетку с указанием серии и штрихкодом серии. Настройка шаблона этикеток выполняется в карточке номенклатуры (Печать ценников и этикеток).

Возможность использовать серии различных видов товаров на складах регулируется флажком Серии в карточке вида номенклатуры. Флажок доступен, если в поле Тип номенклатуры установлено значение Товар или Тара.

Серии можно настраивать для вида номенклатуры (Настроены для этого вида номенклатуры) либо использовать единые для нескольких видов номенклатуры – для этого необходимо настроить использование серий для одного вида номенклатуры, а в другом виде (других видах) указать значение Используются так же, как в других видах и ссылку на первый вид номенклатуры.

Для настройки учета по сериям необходимо уточнить, чем будет являться серия. Доступны следующие значения (гиперссылка изменить в карточке вида номенклатуры реквизита Серия идентифицирует):

■ Экземпляр товара, имеющий уникальный серийный номер (используется реквизит Номер серии и/или Срок годности с точностью до) – при такой настройке серия будет представлять собой уникальный серийный номер конкретного товара (например, серийный номер конкретного мобильного телефона или другой единицы бытовой техники);

■ Партия товаров (Номер) (используется реквизит Номер серии) – при такой настройке серия может характеризовать незначительные отличия характеристик продукции, которые связаны с особенностями производства. Например, партии (серии) обоев. Как правило, разные партии (серии) обоев различаются цветовым оттенком. Также при этой настройке серия может принадлежать товару, который продается на отрез из рулонов и т. д. Например, серия – это рулон линолеума, бухта кабеля и т. д.;

■ Партия товаров (Срок годности с точностью до) (используется реквизит Срок годности с точностью до) – при такой настройке серия будет представлять собой срок годности партии товара, например партии молока;

■ Партия товаров (Номер, Срок годности с точностью до) (используются реквизиты Номер серии и Срок годности с точностью до) – при такой настройке серия будет как характеризовать срок годности партии, так и отражать незначительные различия характеристик продукции, которые связаны с особенностями производства. Например, партии краски. Как правило, разные партии краски различаются оттенком цвета, и в то же время каждая поставка краски имеет срок годности.

Срок годности для партий товаров можно указать с точностью до дней или часов.

Примечание

Для формирования различных правил ведения учета серий и сроков годности номенклатуры предусмотрена Политика учета серий. Правила должны быть сформированы для всех видов номенклатуры, по которым необходимо вести учет серий или сроков годности.

Информация о том, какая политика учета серий применяется для вида номенклатуры, задается в поле Политика учета серий в карточке вида номенклатуры.

Каким образом система будет учитывать товары, определяется типом политики учета серий (поле Тип политики в форме Политика учета серий): будет ли вестись полноценный учет остатков товаров в разрезе серий или информация о сериях товаров будет фиксироваться в документах справочно. Предусмотрены следующие типы политики:

■ Справочное указание серий – не ведется учет остатков в разрезе серий и сроков годности, но в документах товарооборота фиксируется информацию по сериям или срокам годности.

■ Авторасчет по FEFO остатков серий – при приемке товара, а также при внутреннем товарообороте фиксируется информацию по сериям или срокам годности. При реализации серия и срок годности не указывается. В отчетах остатки по сериям и срокам годности рассчитываются по принципу FEFO (first expire first out).

■ Управление по FEFO остатками серий - ведется учет остатков в разрезе серий и сроков годности. В отличии от предыдущего варианта в документах отгрузки серия указывается явно, при этом при автоматическом заполнении программа будет предлагать списывать в первую очередь товары с истекающими сроками годности (first expire first out).

■ Управление остатками серий – ведется учет остатков в разрезе серий. Возможно в соответствии с настройками политики указание серии при приемке и отгрузке. Также можно настроить момент указания серий при отгрузке.

■ Учет себестоимости по сериям - правило с таким типом политики создается для товаров, по которым необходимо вести сквозной учет себестоимости в разрезе серий.

Серии Авторасчет по FEFO остатков серий, Управление по FEFO остатками серий, Управление остатками серий, являются разрезом складского учета, но не отражаются в финансовом учете. Далее мы будем называть эти политики учета серий «складскими».

В политике учета серий указывается, при выполнении каких операций необходимо указывать серию. В общем случае можно независимо настраивать указание серий при приемке, отгрузке, отражении излишков, недостач и т.д., однако отдельные настройки могут быть ограничены выбранным типом учетной политики. Для отгрузки дополнительно указывается, а также, на каком этапе (в каком документе) необходимо вводить данные о сериях товаров:

■ при планировании отгрузки - серии указываются в момент оформления заказа (заказ клиента, заказ на внутреннее потребление и т.д.) или накладной.

■ При планировании отбора -  серии указываются в расходном ордере в статусе К отбору. На неордерном складе серии указываются в накладной.

■ по факту отбора - серии указываются после исполнения задания на отбор. На адресном складе серии указываются в документе Задание на отбор (размещение) товаров в статусах Выполнено без ошибок, Выполнено с ошибками. В расходном ордере и ордере на перемещение серии указываются, начиная со статуса К проверке.

В зависимости от того, что идентифицирует серия, к сериям могут применяться разные типы политики учета серий

В зависимости от выбранного типа политики учета серий могут автоматически проставляться и быть недоступными для изменения флажки операций для которых указываются серии, а также выбор этапа указаний серий при отгрузке.

Политика учета серий, заданная для вида номенклатуры, будет использована как общая для всех складов. По умолчанию будет устанавливаться для новых складов.

Политика учета серий, заданная для вида номенклатуры, показывается в карточке складов по гиперссылке Настройки учета серий.

Для каждого склада можно уточнить политику учета серий (флажок Есть индивидуальные настройки политики учета серий в карточке вида номенклатуры). Для производственных подразделений индивидуальных настроек не предусмотрено. Для всех производственных подразделений применяется единая настройка, указанная в реквизите Политика учета серий.

Внимание

Указание серий выполняется при оформлении операций, которые предусмотрены политикой учета серий. В зависимости от выбранной политики учета серий и применения ордерной схемы документооборота на складе, серия может указываться в заказах, накладных или(и) складских ордерах.

При поступлении в накладных указываются серии с политикой Учет себестоимости по сериям. При отгрузке в заказах и расходных накладных также указываются серии с политикой Управление остатками серий с выбранным вариантом при планировании отгрузки. Такой порядок применяется как на ордерных, так и на неордерных складах. Указанные серии считаются неотъемлемой частью документа, согласованной с контрагентом, и отображаются непосредственно в табличной части Товары, причем каждая серия в документе указывается отдельной строкой.

Для остальных «складских» политик учета серий указание серии на ордерном складе производится только в складских ордерах. В ордерах серии указываются в таблице товары отдельной строкой по каждой серии. На неордерном складе серии указываются в накладной, в отдельной форме. Непосредственно в табличной части Товары серии не отображаются, так как не являются частью согласованного с контрагентом документа. После указания серий количество строк в документе останется по одной на каждый товар, вне зависимости от количества указанных для данного товара серий.

В следующей таблице обобщен принцип указания серий в документах. Если используются   статусы документов, то указание серии становится обязательно в указанном в таблице статусе. В некоторых случаях возможно необязательное указание серии в предыдущих статусах документа.

Если для товара заданы настройки ведения учета серий, то после подбора товара в табличную часть колонка Серии становится обязательной для заполнения. Если для товара не заданы настройки ведения учета серий, то в колонке Серии показывается надпись Серии не указываются. По одной позиции в табличной части товаров может быть указано несколько серий.

Для заполнения серий можно использовать кнопку Указать серии. После заполнения серии указываются в табличной части (поле Серия). Один и тот же товар с разными сериями в документе отображается в разных строках (количество строк с таким товаром равно количеству серий).

Форма Регистрация серий товаров позволяет регистрировать серии с помощью сканера штрихкодов (в тех случаях, когда информация о серии нанесена на товаре или его упаковке в виде штрихкода). В данном сценарии используется сканер штрихкодов, работающий в режиме последовательного интерфейса (com-порта / эмуляции com-порта).

При этом можно настроить, в какой очередности будут сканироваться штрихкоды товаров и штрихкоды серий. Настройка осуществляется в форме Регистрация серий товаров по кнопке . Доступны следующие настройки:

■ Штрихкод товара – Все штрихкоды серий этого товара – Штрихкод следующего товара – при такой настройке в документе после сканирования штрихкода товара и подбора его в табличную часть документа будет открыта форма регистрации серий, в которой можно сканировать штрихкоды серий, сколько необходимо. После завершения сканирования всех серий нужно закрыть форму Регистрация серий товаров и вернуться в таблицу товаров для считывания следующего штрихкода товара. Быстро закрыть форму можно с помощью сочетания клавиш Ctrl + F2.

■ Штрихкод товара – Штрихкод серий этого товара – Штрихкод следующего товара – при такой настройке в документе после сканирования штрихкода товара и подбора его в табличную часть будет открыта форма регистрации серий, которая после однократного сканирования будет автоматически закрыта. Считанный в форме регистрации штрихкод будет интерпретирован как штрихкод серии.

■ Печать этикеток сразу на принтер.

Политики учета серий, предусматривающие указание серий при отражении излишков, недостач и порчи товаров, могут использоваться только на складах с ордерной схемой документооборота (в карточке склада установлен флажок при отражении излишков, недостач и порчи товаров). На остальных складах можно применять только справочное указание серий. При этом на отражение операций приемки и отгрузки могут применяться неордерные склады.

Для контроля состояния указания серий в документах предусмотрены соответствующие пиктограммы:

■  – серии можно указывать, но не обязательно;

■  – необходимо указать серии или есть ошибка в указании серии: указано больше или меньше, чем количество по товарам;

■  – серии указаны корректно: количество по сериям совпадает с количеством по товарам.

Если политика учета серий не предусматривает указания серий на определенном складе, для конкретной номенклатуры или при оформлении какой-либо операции (например, при приемке от поставщика серии указываются, а при перемещении не указываются), то в этом случае серии не указываются (отсутствует соответствующая пиктограмма).

В случае заполнения приходной накладной на основании расходной применяется следующий порядок заполнения сеерий:

1) Серии по себестоимости переносятся из табличной части товары в табличную часть товары

2) Серии при планировании отгрузки переносятся из табличной части товары в отдельную табличную часть серий и только если склад неордерный на приемку.

3) Складские серии переносятся из отдельной табличной части в отдельную табличную часть и только если склад неордерный на приемку.

При заполнении расходной накладной на основании приходной накладной:

1) Серии по себестоимости переносятся из табличной части товары в табличную часть товары

2) Серии при планировании отгрузки переносятся из отдельной табличной части серий табличную часть товаров.

3) Складские серии переносятся из отдельной табличной части в отдельную табличную часть и только если склад неордерный на отгрузку.

Если не требуется вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности, но необходимо использовать серии как справочную информацию, то рекомендуется использовать тип политики Справочное указание серий.

Предпосылки к использованию справочного использования серий:

■ не ведется учет остатков товаров на складах в разрезе серий;

■ серии используются только в качестве справочной информации.

Примеры использования справочного указания серий:

■ Приобретена одна и та же техника у разных поставщиков. При возврате брака от клиентов необходимо понимать, кому из поставщиков предъявлять претензии.

■ При обращении клиента с претензией по проданному товару нужно убедиться, что именно этот экземпляр товара был ему продан.

■ Заказчик требует, чтобы ему предоставили серийные номера деталей, которые были использованы при производстве конечного изделия.

■ Обнаружен брак в партии деталей, и необходимо отозвать все изделия, где эта партия была использована.

Учет и контроль остаток по данному типу серий не предусмотрен.

Для учета экземпляров товаров (Экземпляр товара, имеющий уникальный серийный номер) могут быть назначены только политики учета серий с типом Справочное указание серий.

Использование такого типа политики позволит фиксировать информацию по сериям или срокам годности в документах товарооборота. При таком варианте политики есть возможность отслеживать серийные номера товаров.

При таком типе политики учета доступен выбор операций (приемки/отгрузки), при оформлении которых требуется справочное указание серий (форма Политика учета серий). Выбор операций зависит от сценария использования серий.

Например, если необходимо контролировать, какой именно серийный номер товара был отгружен клиенту, можно установить только флажок при отгрузке клиенту.

Так как учет остатков не ведется при таком типе политики учета, то серии при пересчете товаров не указываются.

При такой политике учета серии указываются по результату фактического отбора товаров на складе; по умолчанию устанавливается значение По факту отбора.

При приемке товаров на склад серии необходимо указывать:

■ на неордерном складе – в накладных;

■ на ордерном складе – в документах Приходный ордер на товары (обязательно – в статусе Принят, в предыдущих статусах – можно, но не обязательно).

При отгрузке товаров серии указываются в статусе документа, соответствующего фактическому отбору товаров на складе (то есть указываются те серии, которые были изъяты с полки).

При отгрузке товаров серии указываются:

■ на ордерном складе – в документах Расходный ордер на товары в статусе Проверен и выше;

■ на неордерном складе – в накладных с самым высоким статусом (например, документ Реализация товаров и услуг в статусе Реализовано).

Для анализа движений серий товаров используется отчет Склад и доставка – Отчеты по складу – Анализ запасов – Ведомость по сериям номенклатуры. С помощью этого отчета можно получить информацию о том, какие серии товаров были приняты/отгружены и какие документы были при этом оформлены.

Предусмотрены следующие сценарии дополнительного разреза складского учета:

■ учет остатков по срокам годности;

■ индивидуальный учет остатков по серийным номерам (рулоны, бухты, бобины, отрезки, куски и т. п.);

■ учет по производственным партиям с одинаковыми свойствами (например, партия обоев с одинаковым оттенком).

Особенности дополнительного складского учета:

■ ведется учет остатков товаров на складах в разрезе серий, поэтому серии необходимо указывать во всех операциях (приемка, отгрузка, инвентаризация);

■ при приемке товаров на неордерном складе серии указываются в накладных, на ордерном – в документе Приходный ордер на товары;

■ при отгрузке товаров серии указываются в заказах, накладных и складских ордерах, момент указания серий определяется настройками политик учета серий (зависит от сценария использования).

На отражение излишков, недостач и порчи товаров склад должен быть ордерным, а на отражение приемки и отгрузки может быть неордерным.

Для данных типов политики учета серий ведется учет остатков по сериям в рамках складского учета.

Контроль остатков в разрезе серий производится для серии с политикой Управление остатками серий с уровнем принятия решения при планировании отгрузки или при планировании отбора, при установленных флагах Контролировать свободные остатки на закладке Основное и Контролировать оперативные остатки на закладке Ордерная схема и структура в карточке склада (НСИ и Администрирование – НСИ – Склады и магазины). Контроль остатков ставит своей целью своевременно предотвратить операцию, которая по данным программы не будет успешной так как нужной серии, являющейся часть распоряжения нет в наличии, а значит некорректно ставить кладовщику задачу подбирать серию, которой нет по данным информационной базы.

Для серии с политикой Управление по FEFO остатками серий, а также Управление остатками серий, указываемых по факту отбора, контроля остатков не производится. В документе указывается серия фактически отобранной единицы. При этом, если эта серия не числилась в программе, это означает, что данные программ не соответствовали факту, имеет места пересортица по сериям. При возникновении такой ситуации документ проведется, а по сериям сформируются отрицательные остатки, которые нужно удет исправить позднее, приняв соответсвущие организационные решения, не не останавливая отгрузку. При использовании адресных складов рекомендуется настроить автоматическое создание заданий на пересчет в случае возникновения отрицательных остатков.

Учет остатков по срокам годности

Учет остатков по срокам годности позволяет отгрузить/списать быстро портящиеся товары, что исключает проблемы с залеживанием товаров. При таком учете используется стратегия FEFO: «первый истекает – первый выходит».

В качестве типа политики учета серий могут быть использованы только те политики, которые управляют сроками годности. При этом возможно применение двух сценариев:

■ если необходимо оценивать остатки по срокам годности при формировании отчета, то применяется политика учета серий с типом Авторасчет по FEFO остатков серий. Правило с таким типом политики рекомендуется использовать в случаях, когда для товаров не требуется вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности, но при приемке товара и внутреннем товарообороте необходимо фиксировать информацию по сериям или срокам годности;

■ если сроки годности необходимо корректировать/выбирать вручную (то есть вручную выбираются товары, которые необходимо списать по сроку годности), то применяется политика учета серий с типом Управление по FEFO остатками серий. Правило с таким типом политики создается для товаров, по которым необходимо вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности. При приемке и отгрузке товаров обязательно указывается информация по сериям или срокам годности. Это возможно на складах распределительного центра.

Для учета сроков годности товаров необходимо в качестве значения Серия идентифицирует установить Партия товаров с обязательным использованием реквизита Срок годности с точностью до.

Указанные политики учета серий могут быть назначены только для серий, которые используются для идентификации партий товаров, имеющих одинаковый срок годности, и партий товаров, имеющих одинаковый номер серии и срок годности.

Авторасчет по FEFO остатков серий

При типе политики Авторасчет по FEFO остатков серий система автоматически устанавливает флажки указания серий, и изменить их нельзя. Серии указываются во всех операциях поступления и не указываются в операциях отгрузки.

При инвентаризации товаров серии не указываются.

Примером использования авторасчета по FEFO остатков серий может служить продажа товаров с различными сроками годности в розницу. При этом типе политики при отражении излишков необходимо указывать серии, поэтому склад на этот тип операции должен быть ордерным (в карточке склада должен быть установлен флажок при отражении излишков, недостач и порчи товаров).

При приемке товаров обязательным является указание информации о сериях (сроках годности) во всех документах поставки. В качестве серии при приеме партии товаров будет указываться срок годности:

■ на ордерном складе – в документе Приходный ордер на товары (обязательно – в статусе Принят, в предыдущих статусах – можно, но не обязательно);

■ на неордерном складе – в накладных.

Информация о сроках годности задается в целом для номенклатурной позиции (срок годности конкретной партии товаров указывается при оформлении документов поставки товаров).

При оформлении операции отгрузки сроки годности товаров не указываются. Для оценки остатков по срокам годности используется отчет Остатки товаров по срокам годности (см. ниже).

Управление по FEFO остатками серий

Правило с типом политики Управление по FEFO остатками серий аналогично предыдущему. Отличие заключается в том, что в документах отгрузки система будет предлагать списывать в первую очередь товары с истекающими сроками годности (first expire first out – «первый истекает – первый выходит»).

При этом типе политики система автоматически устанавливает флажки указания серий при приемке и отгрузке, и изменить их нельзя.

При таком типе политики учета серии указываются в документах отгрузки при планировании отбора, то есть на этапе выдачи заданий на отбор (по умолчанию установлено значение при планировании отбора в форме политики учета серий).

То есть система будет заполнять серии по методу FEFO всегда на этапе подготовки распоряжений на отбор товаров.

При отражении излишков и недостач, пересчете товаров необходимо указывать серии, поэтому склад на этот тип операции должен быть ордерным (в карточке склада должен быть установлен флажок при отражении излишков, недостач и порчи товаров). На операции приемки и отгрузки склад может быть неордерным.

Серии указываются во всех операциях поступления и отгрузки товаров.

Для контроля состояния указания серий по FEFO в документах отгрузки предусмотрены специальные пиктограммы, указывающие, что серии могут быть заполнены автоматически по данным остатков по FEFO:

■  – необходимо указать серии или есть ошибка в указании серий по FEFO: указано больше или меньше, чем количество по товарам;

■  – серии указаны корректно по данным остатков FEFO: количество по сериям совпадает с количеством по товарам.

При приемке товаров серии указываются:

■ на ордерном складе – в документах Приходный ордер на товары (обязательно – в статусе Принят, в предыдущих статусах – можно, но не обязательно);

■ на неордерном складе – в накладных.

При отгрузке товаров информация о сериях (сроке годности) указывается:

■ на ордерном складе – в документе Расходный ордер на товары в статусе К отбору;

■ на неордерном складе – в накладной самого низкого статуса (например, документ Реализация товаров и услуг в статусе К предоплате).

Серии (сроки годности) можно заполнить автоматически по данным остатков FEFO (кнопка Заполнить – Серии по FEFO в расходном ордере на товары или в накладной). Рекомендуется использовать в случаях перезаполнения серий (например, расходного ордера на товары по накладной).

Примечание

Также серии автоматически заполняются при создании документов на основании других документов (например, в расходном ордере на товары в рамках рабочего места Отгрузка товаров со склада или в документе Реализация товаров и услуг, созданном на основании документа Заказ клиента).

Для контроля остатков товаров по срокам годности предусмотрен отчет Склад и доставка – Отчеты по складу – Анализ запасов – Остатки товаров по срокам годности.

При формировании данного отчета остаток рассчитывается следующим образом:

■ берется остаток на дату отчета (он хранится без серий);

■ вычисляется, с какими сроками годности поступали товары;

■ остаток распределяется по срокам годности по FEFO.

Учет остатков по серийным номерам (рулоны, бобины, отрезки)

Если необходимо вести индивидуальный учет остатков в разрезе рулонов, бобин, отрезков, бухт, кусков и тому подобного, то рекомендуется использовать серии с типом политики учета Управление остатками серий. При этом каждый рулон, бобина и т.д. должны иметь свой индивидуальный номер. Если номера изначально нет, то его можно сгенерировать и распечатать при поступлении. Также этот тип политики применяется для идентификации партий товаров с одинаковыми свойствами.

При таком типе политики учета серии указываются во всех документах поступления, отгрузки и внутреннего товародвижения.

При отражении излишков, недостач и порчи указываются серии, поэтому склад на эти типы операций должен быть ордерным (в карточке склада должен быт установлен флажок при отражении излишков, недостач и порчи товаров).

При приемке товаров серии указываются:

■ на неордерном складе – в накладных;

■ ордерном складе – в документе Приходный ордер на товары.

При планировании отгрузки товаров серии могут указываться в зависимости от уровня принятия решения:

■ при планировании отгрузки;

■ при планировании отбора;

■ по факту отбора.

В какой момент необходимо указывать серии при отгрузке товаров, определяется настройками типа политики учета Управление остатками серий.

Если решение об указании серий принимается на уровне менеджера (например, дорогой кабель, обои, кафель и т. п.), то устанавливается значение при планировании отгрузки. Это позволяет указывать серии в момент оформления документа-распоряжения (заказа клиента, заказа на внутреннее потребление, или накладной без заказа). Такая возможность позволяет зарезервировать на складе товар конкретной серии.

В накладной, оформленной по заказу, серии заполняются автоматически из заказа.

Серия, указанная менеджером, – часть распоряжения на отгрузку товаров в рамках рабочего места кладовщика Отгрузка товаров со склада. При формировании расходных ордеров на товары серия заполняется автоматически.

Если решение об указании серий принимается на уровне кладовщика (например, дешевый кабель), то следует установить значение при планировании отбора. Позволяет указывать серии в момент выдачи задания работнику склада. То есть серии указываются в тот момент, когда с помощью системы можно выбрать, какую серию отгружать, и в соответствии с этой информацией отбирать товар:

■ на неордерном складе серии указываются в накладных на отгрузку в самом низком статусе;

■ на ордерном складе – в документах Расходный ордер на товары в статусе К отбору.

Если данные системы не используются для принятия решения об отгрузке серии, то есть ни менеджер, ни кладовщик не принимают решение о том, какой серии товар необходимо отгружать (например, партии запчастей, серии лекарств), то необходимо установить значение по факту отбора. Это позволяет указывать серии после исполнения задания на отбор, то есть по результату фактического отбора товаров (аналогично справочному указанию серий):

■ на неордерном складе – в накладной самого высокого статуса (например, документ Реализация товаров и услуг в статусе Реализовано);

■ на ордерном складе – в документах Расходный ордер на товары начиная со статуса К проверке и выше.

Примеры использования дополнительного разреза складского и финансового учета:

■ Подбор ГТД с учетом серий. Серии влияют на заполнение ГТД в накладной.

■ Повышение детализации финансового учета, выделение указываемых вручную складских партий товаров (детализация финансового учета по складским партиям товаров). Позволяет физически отличить товары разных партий друг от друга.

Если необходимо вести количественный и сквозной учет себестоимости в разрезе серий товаров, то рекомендуется использовать тип политики учета Учет себестоимости по сериям. По данному типу политики учета серий ведется контроль остатков в складском и финансовом учете, если это предусмотрено настройками.

Применение политики учета серий Учет себестоимости по сериям позволяет использовать серии в качестве разреза финансового учета. Это позволяет рассчитать уникальную себестоимость товаров для каждой партии товаров, имеющих различные номера серий.

При установленной опции НСИ и Администрирование - Настройки НСИ и разделов - Номенклатура - Разрезы учета - Выводить серии в печатных формах каждая серия выводится в печатных формах первичных документов отельной строкой с указанием номера серии. Если данная опция не установлена, то каждая серия в любом случае указываются в накладных отдельной строкой, но в печатные формы финансовых документов серии выводится не будут.

Учет по себестоимости по сериям возможен не только для партий товаров, находящихся в организации, но и по партиям товаров, находящихся У партнеров: при учете неотфактурованных поставок, при учете товаров в пути, при передаче на хранение, при передаче на комиссию,при передаче переработчику.

Политика серий с опциями из группы У партнера, а также с указанием серий в производстве и эксплуатации должны указывается в шапке вида номенклатуры в поле Политика учета серий. При указании исключений по складам эти флаги не учитываются. Указать политику учета в шапке вида номенклатуры можно только при использовании ордерной схемы документооборота при отражении излишков, недостач, порчи и пересортицы товаров по всем складам информационной базы.

При политике учета Учет себестоимости по сериям серии указываются при оформлении операций приемки, отгрузки и внутреннего товарооборота, в случае учета у партнеров – то в соответствующих документах передачи товаров партнеру и приемки от партнеров, которые описаны в соответствующих разделах документации.

Выбор серии влияет на финансовый результат, в частности на оценку рентабельности сделки, поэтому выбор серии выполняется при планировании отгрузки (в форме политики учета серий по умолчанию устанавливается значение при планировании отгрузки).

Такой тип политики учета может быть назначен для серий, которые используются для идентификации: партий товаров, имеющих одинаковый срок годности; партий товаров, имеющих одинаковый номер серии и срок годности; партий товаров, имеющих одинаковый номер серии.

При приемке товаров серии указываются в накладной как на неордерном, так и на ордерном складе, поскольку серии влияют на финансовый учет. В данном случае именно у менеджера будет приоритет по указанию серий: если к моменту оформления ордера уже оформлена накладные (Приобретение товаров и услуг), то в ордер подставляются серии из накладной. В табличной части Товары предусмотрена команда Заполнить – Серии по распоряжению. В форме регистрации серий товаров (кнопка Указать серии) они отображаются на закладке Выбор - К оформлению поступления.

Если накладная оформляется после приходного ордера на товары, то серии в накладной менеджеру в любом случае необходимо указать в явном виде, при этом указанные в ордере серии, по которым еще не оформлена накладная, отображаются на закладке Выбор - К оформлению поступления в форме указания серий (кнопка Указать серии).

В случае оформления приобретения товаров по схеме Товары в пути и Неотфактурованные поставки если в настройках политики учета серий не установлены соответственно флаги при учете товаров в пути и при учете неотфактурованных поставок серии указываются в документе Поступление товаров на склад, и не указываются в документе Приобретение товаров и услуг. На ордерном складе серии также указываются в складском ордере, который оформляется в момент поступления товаров на склад. Если в настройках политики учета серий установлены флаги при учете товаров в пути и/или при учете неотфактурованных поставок, то в соответствующей схеме приобретения серии указываются и в документе Поступление товаров на склад, и в документе Приобретение товаров и услуг, а также в приходном ордере при использовании ордерной схемы на складе. При этом в документе Приобретение товаров и услуг в табличной части Товары предусмотрена команда Заполнить – Заполнить серии по данным поступления товаров, а в документе Поступление товаров на склад предусмотрена команда Заполнить – Заполнить серии по данным приобретения товаров. Флаги при учете товаров в пути и при учете неотфактурованных поставок рекомендуется устанавливать, если серии будут использоваться для учета импортных, в том числе прослеживаемых товаров.

При планировании отгрузки на неордерных и ордерных складах серии указываются в заказе или накладной, оформленной без заказа.

В момент оформления заказа резерв на складе можно указать до серии. В действии Отгрузить указание серии обязательно. В накладную автоматически будут подставляться серии из заказа.

Если серии в заказе не указаны или заказы не используются, то серии обязательно указываются в накладной.

Особенности учета серий на адресном складе:

■ в заданиях на отбор и размещение товаров в ячейки указываются только те серии, по которым учитываются остатки. Серии, используемые для справочного учета, в заданиях на отбор и размещение не указываются;

■ момент указания серий в заданиях на отбор товаров из ячеек определяется настройками политики учета серий. Если политика предусматривает указание серий при планировании отбора, то серии указываются в расходном ордере на товары в статусе К отбору и заполняются в задании на отбор из расходного ордера; при планировании отгрузки – в задании на отбор. Если политика предусматривает указание серий по факту отбора, то серии указываются в задании на отбор в статусах Выполнено с ошибками/Выполнено без ошибок;

■ в заданиях на размещение товаров серии заполняются по умолчанию из приходного ордера на товары;

■ при работе алгоритма размещения учитывается стратегия FEFO, если она используется для товара на этом складе.

При использовании обособления товаров при приемке будут фиксироваться серии товаров, которые пришли под конкретное назначение. При оформлении приемки под конкретное назначение в документе Приходный ордер на товары указываются серии, которые поступили под это назначение.

При оформлении отгрузки товаров под конкретное назначение в форме Подбор серий по остаткам на складе, вызываемой из документа Расходный ордер на товары, будут показаны только те серии, которые поступили под это назначение.

При проведении инвентаризации также учитывается обособление товаров под конкретные назначения. Назначение указывается в табличных частях документов Пересчет товаров, Оприходование излишков товаров, Списание недостач товаров, Пересортица товаров, Порча товаров. При заполнении табличных частей этих документов с помощью сканирования используется тот же алгоритм, что и при заполнении документа Приходный ордер на товары.

Информация об обособлении товаров учитывается также при оформлении складских операций (перемещение товаров, сборка (разборка) товаров, внутреннее потребление товаров и т. д.).

При подборе количества номенклатуры есть возможность указания серий, если они используются. Такая возможность определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Настройки поиска и подбора – Использовать расширенную форму подбора количества и вариантов обеспечения. Будет доступна дополнительная форма Выбор действий, упрощающая подбор количества в соответствии с выбранным вариантом обеспечения, и доступно указание серий в распоряжениях на отгрузку (заказах).

Форма доступна при выборе/редактировании действия или указании/редактировании серий в табличной части распоряжений на отгрузку (поле Действия).

В форме можно установить фильтр по вариантам обеспечения (Отгрузить или Резервировать/Обеспечивать).

Редактирование количества выполняется вводом количества вручную или по кнопке  (поле Подобрано). Будет подобрано доступное для варианта обеспечения количество.

Переход к указанию серий выполняется по кнопке К указанию серий или соответствующей пиктограмме.

В форме выбора действий показываются свободные остатки по номенклатурной позиции в разрезе различных серий. Распределение подобранного остатка по выбранной серии выполняется по кнопке Распределить. Вручную можно распределить остаток одной и той же номенклатурной позиции по разным сериям.

Результат работы по подбору количества номенклатуры и указанию серий переносится в табличную часть распоряжений на отгрузку. Если количество распределено не полностью или подобраны разные серии одной и той же номенклатурной позиции, то в заказе происходит разбиение строки номенклатурной позиции.

Если в шапке заказа указана группа складов, то в форме выбора действий показываются остатки по всем складам указанной группы. Если количество подобрано на разных складах, то в заказе выполняется разбиение строки номенклатурной позиции.

Для анализа движений серий товаров используется отчет Склад и доставка – Отчеты по складу – Анализ запасов – Ведомость по сериям номенклатуры. С помощью этого отчета можно получить информацию о том, какие серии товаров были приняты или отгружены и какие документы были при этом оформлены. Применяется к сериями со всеми политиками учета серий.

Для анализа информации о количественном движении и остатках товаров в разрезе серий (за исключением серий с политиками Справочное указание серий и Авторасчет по FEFO остатков серий) на складах можно использовать отчет Склад и доставка – Отчеты по складу – Анализ запасов – Ведомость по товарам на складах.

Серии с политикой Учет себестоимости по сериям являются разрезом финансового учета организации и соответственно могут быть разрезом отчетов по финансовому результату (раздел Финансовый результат и контроллинг), в частности: Ведомость по товарам организации, Ведомость по партиям товаров предприятия, Себестоимость товаров организаций.

Для контроля остатков товаров по срокам годности предусмотрен отчет Склад и доставка – Отчеты по складу – Анализ запасов – Остатки товаров по срокам годности (применимо для серий Авторасчет по FEFO остатков серий и Управление по FEFO остатками серий).

Если политика серии предполагает указание серий в производстве, то в производственных документах указываются серии фактически использованных серии материалов и произведенной продукции. Эти серии можно посмотреть в отчете Структура серии номенклатуры (какие материалы, с какими сериями вошли в указанную продукцию с указанной серией) или отчете Применение серии номенклатуры (в какую продукцию и с какой серией вошел материал с указанной серией).